CSVの列を毎回並べ替えていませんか？面倒なCSV加工を効率化する方法

業務でCSVファイルを扱っていると、 「毎回同じように列を並べ替えている」 ということはないでしょうか。

販売管理システムや給与計算ソフト、勤怠管理システムなどからCSVを出力したものの、そのまま別のシステムに取り込むことができず、Excelで開いて加工してから利用するケースがあります。

例えば、

といった作業です。

一度だけなら、それほど大変ではありません。しかし、毎月、毎週、場合によっては毎日のように同じ作業をしているのであれば、その作業方法を見直してみてもよいかもしれません。

なぜCSVの列を並べ替える必要があるのか？

CSVは多くのシステムで利用されていますが、 CSVの項目や並び順には、すべてのシステムに共通する決まりがあるわけではありません。

例えば、あるシステムから次のような順番でCSVが出力されたとします。

ところが、取り込みたいシステムでは、

という順番が指定されているかもしれません。

データの内容はほとんど同じなのに、 項目の順番が違うため、そのままでは利用できないわけです。

こうした場合、一般的にはCSVをExcelなどで開いて加工する方法が考えられます。

「この列を削除して、この列を左へ移動して、この列を右へ移動して……」と作業すれば、取込先に合わせたCSVを作ることができます。

しかし問題になるのは、これが繰り返し発生する作業だった場合です。

毎月同じCSVが届くたびに、前回と同じ加工を行うことになります。

さらに手作業の場合、「先月は正しく処理できたのに、今月は一列ずれてしまった」といった操作ミスが発生する可能性もあります。

担当者が変われば、CSVの加工方法そのものを引き継ぐ必要もあります。

そこで考えたいのが、 毎回CSVの列を並べ替えるのではなく、並べ替え方そのものを設定として保存する という方法です。

例えば、

という対応関係を一度設定しておきます。

次回同じ形式のCSVを受け取ったときには、その設定を読み込んで変換します。

こうすれば、毎回Excel上で列を移動する必要がなくなります。

こうしたCSVの繰り返し作業を効率化するために開発したのが、 「CSVレイアウトコンバーター」です。

CSVレイアウトコンバーターでは、元となるCSVの項目と変換後の項目を対応させ、必要なCSVレイアウトを設定することができます。

さらに、作成したレイアウトは保存して、次回以降に読み込んで利用できます。

そのため、

CSVを読み込む
↓
保存してあるレイアウトを選択
↓
変換
↓
必要な形式のCSVを作成

という流れで、繰り返し行うCSV加工を簡単にすることができます。

実際のCSV加工では、列の並べ替えだけで終わらないこともあります。

CSVレイアウトコンバーターでは、レイアウト変更だけでなく、データに応じたさまざまな変換設定を組み合わせて利用できます。

例えば、日付形式の調整、不要文字の削除、文字の置換、全角・半角の変換など、取込先の仕様に合わせたCSVを作成するための処理を設定できます。

これまで、「列を並べ替える → 文字を直す → 日付を直す → CSVとして保存する」と複数の手順で行っていた作業を、一つの変換処理としてまとめることができます。

CSVの列を並べ替える作業は、一回あたり数分程度かもしれません。

しかし、それを毎月、複数の会社や複数のシステムについて行えば、年間では相応の作業時間になります。

また、単純な作業ほど慣れによる操作ミスが起こる可能性もあります。

毎回同じCSVを開き、毎回同じ列を移動している。

もしそのような作業があるのであれば、「CSVを加工する」のではなく、 「CSVの変換方法を保存して繰り返し利用する」 という方法を検討してみてはいかがでしょうか。

CSVレイアウトコンバーターは、異なるシステム間にあるCSVレイアウトの違いを調整し、日々のCSV加工を効率化するためのツールです。